Multikrise in der bAV-Administration? HR BPO als Lösungsweg 

Die Multikrise ist allgegenwärtiges Thema – nicht nur als Hashtag auf Twitter. Der Begriff beschreibt die gleichzeitige Existenz mehrerer schwerwiegender Probleme oder Krisen, die eine Gesellschaft, ein Land oder die Welt betreffen. Es geht dabei um eine Kombination aus wirtschaftlichen, politischen, sozialen, ökologischen und anderen Herausforderungen, die sich gegenseitig beeinflussen und verschärfen können. 

Prominentes Beispiel: Die COVID-19-Pandemie, die nicht nur eine globale Gesundheitskrise ausgelöst hat, sondern auch eine wirtschaftliche Krise, Arbeitslosigkeit und eine soziale Krise verursacht und politische Konflikte in Deutschland und der Welt verschärft hat.

Auch in der betrieblichen Altersversorgung stehen Unternehmen einer Pluralität komplexer Herausforderungen gegenüber – Megatrends, die eine integrierte und umfassende Reaktion erfordern. In Teilen sind sie selbst Folgen der Multikrisen, die aktuell die Welt bewegen. Wir haben zwei dieser Megatrends identifiziert und betrachten ihre Signifikanz für die betriebliche Altersversorgung. 

Welche Herausforderungen beschäftigen Sie? Wir helfen Ihnen, konkrete Maßnahmen zu identifizieren und umzusetzen, um die Resilienz des bAV-Bereichs in Ihrem Unternehmen kurz- und langfristig zu steigern.

Regelmäßig berichten unsere Ansprechpartner von gestiegenem internem Druck, organisatorische Transformationen zu beschleunigen. Prozesse müssen in allen Unternehmensbereichen effizienter und kostengünstiger werden. Im HR-Bereich bedeutet das in der Regel: Manuelle Prozesse werden automatisiert und Digitalisierungsstaus sukzessiv aufgelöst.

Viele Unternehmen haben in jüngster Zeit erste Schritte in Richtung Cloud-Lösungen gemacht oder konkrete Projekte in Aussicht. IT-Systeme, vor allem HRM, werden von klassischen On-Premise-Lösungen in die Cloud migriert. Gute Gründe sprechen dafür: Zugang zu regelmäßigen, sicherheitskritischen Systemupdates, einfachen funktionalen Up- oder Downgrades und reduzierter Bedarf für intern benötigte Systemexperten, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Druck kommt auch von außen: Die marktführenden Anbieter von HRM-Systemen stellen ihren Support für On-Premise-Systeme nach und nach ein und bieten neuen Kunden nur noch den Weg in die Cloud. 

Strategen im bAV-Bereich können das Momentum nutzen, denn im Rahmen von Transformationsprojekten ergeben sich immer auch Chancen für die Modernisierung der bAV-Verwaltung. Zentrale Fragen im Rahmen von Cloud-Migrationen umfassen: 

• Wie sieht das Ziel-Datenmodell aus? 
• Werden alle relevanten bAV-Daten migriert oder müssen Altsysteme im Parallelbetrieb weiterlaufen? 
• Können passende Schnittstellen/Datenlieferungen zu externen Providern für anstehende Outsourcing-Projekte aufgesetzt werden?

Auch die Bündelung von HR-Services in Shared Service Centers zwingt bAV-Manager gegebenenfalls, mit der bAV-Verwaltung neue Gestaltungswege einzuschlagen. Dringend zu klären ist, ob Mitarbeiter des Shared Service Centers auch Fragen und Aufträge zur bAV bearbeiten werden und ob es ergänzender lokaler Service- und Beratungsangebote bedarf. 

Die Erwartungshaltung von Mitarbeitenden im Rahmen des digitalen Erlebnisses von Benefits richtet sich nach den Standards, an die sich im privaten Bereich schon lange gewöhnt wurde – zum Beispiel moderne und benutzerfreundliche Banking-Apps, die den Besuch der lokalen Bankfiliale vollständig abgelöst haben. Auch für bAV und Zeitwertkonten werden einfacher und schneller Zugang zu persönlichen Informationen in Echtzeit und digitaler Self-Service erwartet, einmal pro Jahr eine Standmitteilung im Briefkasten zu finden, hat sich überholt. Als selbstverständlich betrachtet werden umfassende digitale und komfortable Funktionen:

• Schnell erfassbare, unkomplizierte Übersichten
• 24/7 Verfügbarkeit tagesaktueller Informationen
• Zugang über geschäftliche und private Endgeräte
• Digitale Wahlentscheidungen (Entgeltumwandlung, Auszahlungsoptionen, bezugsberechtigte Hinterbliebene etc.)
• Praktische Hilfen zur Entscheidungsfindung, z. B. Rentenlückenrechner, Simulationen zur Wertentwicklung etc.
• Digitale Kontaktpflege (Adressen, Bankverbindungen etc.)

Letztendlich geht es, wie schon zu Zeiten der klassischen Hochglanz-Broschüre, um Wahrnehmung bzw. Wahrnehmbarkeit. Wenn bAV mehr sein soll als soziale Leistung des Unternehmens, sondern auch aktives und attraktives Instrument zur Bindung von Mitarbeitern, muss die nötige, moderne Sichtbarkeit gewährleistet werden – sonst verpufft die bAV im Äther der Benefits, die Mitarbeiter beschreiben mit Worten wie: „Ach ja, sowas habe ich glaube ich auch noch.“

The best ability is availability, heißt es über Teamsportler. Das gleiche gilt für bAV und Zeitwertkonten, bzw. Benefits allgemein: Die wichtigsten Stellschrauben sind Sichtbarkeit und Verfügbarkeit. Alles weitere ist Verhandlungssache.