Digitale Administration & Portallösungen für die bAV

Die Erwartungshaltung von Mitarbeitenden im Rahmen des digitalen Erlebnisses von Benefits richtet sich nach den Standards, an die sich im privaten Bereich schon lange gewöhnt wurde – zum Beispiel moderne und benutzerfreundliche Banking-Apps, die den Besuch der lokalen Bankfiliale vollständig abgelöst haben. Planteilnehmer erwarten auch von bAV und Zeitwertkonten einen einfachen und schnellen Zugang zu persönlichen Informationen in Echtzeit und digitalen Self-Service. Einmal pro Jahr eine Standmitteilung im Briefkasten zu finden, hat sich überholt.

Gleichzeitig wächst der Druck, organisatorische Transformationen zu beschleunigen: Prozesse müssen in allen Unternehmensbereichen effizienter und kostengünstiger werden. IT-Systeme werden von klassischen On-Premise-Lösungen in die Cloud verlagert. Die gute Nachricht: Im Rahmen von Transformationsprojekten ergeben sich Chancen für die Modernisierung der bAV-Administration.

Mercer ist Pionier in der Digitalisierung administrativer Prozesse. Langjährige Expertise und kontinuierliche Investitionen in unsere Systeme machen uns zum führenden Anbieter in unserer Branche:

• Unsere Lösung vereint Verwaltung, Rentenabrechnung, Dokumentenmanagement und Portal in einer vernetzten digitalen Systemumgebung für alle Durchführungswege der bAV und Zeitwertkonten.
• Ein hoher Automatisierungsgrad und der vollständige Wegfall manuell bedienter Schnittstellen garantiert durchgängig hohe Datenqualität entlang der gesamten Prozesskette.
• Unser nutzerfreundliches Portal liefert aktiven und unverfallbar ausgeschiedenen Planteilnehmern sowie Leistungsempfängern die User Experience, die sie aus anderen Lebensbereichen gewohnt sind.

Informationen zum Funktionsumfang unserer Lösungen und den Weg zu uns finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Unsere integrierte Administrationsplattform oPen verbindet Verwaltungs- und Dokumentenmanagementsystem, Rentenabrechnung und Portallösung zu einer digital vernetzten Systemumgebung. Die Kundenbetreuung erfolgt dieser Systematik folgend durch interdisziplinäre Bundled Solution Teams, in denen Administratoren, Abrechnungsspezialisten und Aktuare Hand in Hand zusammenarbeiten und einen kontinuierlichen Wissensaustausch pflegen. Dieses effiziente und automatisierte Zusammenwirken von modernen Systemen, schlanken Prozessen und unseren Mitarbeitenden macht Mercer zum Qualitätsführer im Bereich Administration in Deutschland.

Funktionsumfang oPen:

• Vollständiges Business Process Outsourcing der Verwaltung und Kommunikation von bAV und Zeitwertkonten für alle Durchführungswege
• Zentrale Datenhaltung für alle Prozesse auf einer Datenbank
• Alle Prozesse engmaschig integriert auf einer Systemumgebung (Administration, Fondshandel, Rentenabrechnung, Portal, Dokumentenmanagement etc.)
• Hochgradig automatisierte Schnittstellen und digitale Administrationsprozesse (z. B. Verarbeitung von Geschäftsfällen, Erstellung von Dokumenten etc.)
• Ausgezeichnetes Qualitätsmanagement durch standardisierte Schnittstellen, Datenmodelle und systemseitiges Change Control Management
• Anbindung an digitale Rentenübersicht perspektivisch möglich

oPen ist funktional eng verzahnt mit unserer Portallösung OneView (siehe nächster Abschnitt). Gerne demonstrieren wir Ihnen das System in einem persönlichen Termin.

Ausgezeichnete Administrationsprozesse sind nur eine Seite der Medaille – genauso wichtig ist, dass persönliche Informationen zur Anwartschaft richtig, rechtzeitig, und kommunikativ hochwertig bei den Planteilnehmern ankommen. Deshalb ist Kommunikation, in Form unseres modernen Portals OneView für bAV und Zeitwertkonten, fester Bestandteil unserer integrierten Administrationsplattform.

Funktionsumfang OneView:

• Ein durchgängiges Portal für bAV und Zeitwertkonten, aktive sowie unverfallbar ausgeschiedene Anwärter & Leistungsempfänger
• 24/7-Verfügbarkeit auf allen Endgeräten (Firmen-Laptop, privates Smartphone etc.)
• Echtzeit-Anbindung an unser Administrationssystem oPen: Immer die aktuelle Datenlage im Portal
• Praktische individuelle Übersichten zu Status, Höhe und Verlauf der Anwartschaften
• Digitale Wahlentscheidungen (z. B. Beiträge, Auszahlungsoptionen, Benennung bezugsberechtigter Hinterbliebener)
• Vielfältige Simulationsmöglichkeiten (z. B. Hochrechnung Rentenleistung unter Annahme diverser verstellbarer Parameter, Berechnung der Rentenlücke etc.)
• Digitale Benefits-Akte für persönliche Dokumente 
• Selbstständige Kontakt- und Adresspflege sowie weiterer Daten (z. B. Kontoverbindung für Rentner)

OneView bedingt unsere Administrationsdienstleistung (oPen) als Basis. Gerne demonstrieren wir Ihnen das Portal in einem persönlichen Termin.

Egal, ob Sie darüber nachdenken, die Administration erstmalig zu vergeben, den aktuellen Provider zu wechseln, oder eine Portallösung einzuführen. Sie stellen wichtige Weichen für die Zukunft der betrieblichen Altersversorgung in Ihrem Unternehmen. Wir bringen unsere Erfahrung gerne auch als Ihr Berater für eine passende und zukunftsfähige Gestaltung der bAV-Administration ein. Themen, bei denen wir Sie unterstützen können, umfassen:

• Analyse und Bewertung der bestehenden Prozesse aus Perspektive zentraler bAV-Stakeholder (HR, C&B, Finance, IT, Mitarbeiter)
• Identifizierung des gesamten Lösungsraums mit Pro-/Contra-Betrachtung verschiedener Optionen
• Konzipierung eines geeigneten Sourcing-Modells (Insourcing vs. Outsourcing) für die zu betrachtenden Themen und Prozesse (Administration, Rentenabrechnung, Kommunikation, Aktuariat etc.)
• Vorbereitung von Ausschreibungen
• Ausarbeiten von Ausschreibungsunterlagen

Ziel unserer Beratungsprojekte ist immer das gemeinsame Erarbeiten geeigneter Lösungen für Ihre individuelle Ausgangssituation, um Ihr Unternehmen ideal für aktuelle und zukünftige Herausforderungen der bAV-Administration aufzustellen. Gerne bieten wir Ihnen im Anschluss an ein Beratungsprojekt passende Dienstleistungen von Mercer an.