Migliorare gli incarichi internazionali con la tecnologia per la mobilità globale 

  • Autore
    Frederic Franchi
    Principal
  • Autore
    Michael Nash
    Principal

Mentre gli incarichi globali si espandono, le risorse umane si trasformano, le organizzazioni abbracciano la digitalizzazione e i talenti più richiesti si aspettano un’employee experience eccezionale, è giunto il momento che la tecnologia per la mobilità diventi una priorità.

La necessità di una tecnologia di mobility management di alto livello è in aumento, grazie a una convergenza di tendenze: Un numero maggiore di dipendenti si aspetta di lavorare da remoto, gli incarichi diventano più diversificati e complessi e le organizzazioni stanno subendo importanti trasformazioni digitali e delle risorse umane, tutte accelerate dalla crisi sanitaria globale.

Tuttavia, molte organizzazioni non hanno ancora una visione strategica per l’automazione/digitalizzazione del mobility management globale.

Le principali organizzazioni stanno lavorando su questo. La tecnologia per la gestione della mobilità non è più uno strumento facoltativo per i team HR che cercano di collaborare, scambiare dati, creare un’esperienza positiva per i dipendenti, garantire il ROI e valutare i problemi di conformità su scala globale. Al contrario, gli strumenti e le piattaforme di mobilità integrate stanno diventando un’ancora di salvezza, soprattutto perché i team HR stanno comprendendo l’importanza di lavorare in modo efficace in situazioni di crisi.

Una nuova generazione di soluzioni tecnologiche, progettate per soddisfare le esigenze dei team HR decentralizzati e internazionali, ha favorito l’adozione dell’automazione. Questi includono calcolatori per la creazione di pacchetti retributivi, soluzioni complete per il management di programmi e strumenti educativi che aiutano i talenti internazionali ad avere successo mentre lavorano e vivono all’estero.

Non solo la tecnologia per la mobilità è vantaggiosa per le organizzazioni e le risorse umane, ma anche i dipendenti in mobilità preferiscono, e si aspettano, esperienze personalizzate a portata di mano. Come consumatori, adottiamo nuovi strumenti più rapidamente che mai, utilizzando la tecnologia per fare le cose con velocità, facilità e visibilità. E i dipendenti internazionali non fanno eccezione. 

Il futuro del lavoro richiede un nuovo futuro per la Talent Mobility

Oggi assistiamo a incarichi a lungo e a breve termine, trasferimenti permanenti (nazionali e internazionali), incarichi virtuali, viaggi d’affari, lavoratori stranieri assunti localmente, trasferimenti avviati dai dipendenti, lavoro da remoto e flessibile e “nomadi” che viaggiano per il mondo senza tornare al loro paese d’origine. Nella ricerca competitiva di talenti e con l’importanza attribuita all’employee experience, le organizzazioni devono soddisfare la nuova indipendenza e flessibilità che i lavoratori richiedono.

Allo stesso tempo, un numero maggiore di persone in mobilità e modelli di talent mobility più complessi aumentano la regolamentazione e i rischi aziendali. Anche nella sua forma più semplice, la gestione di un programma di mobilità globale è un lavoro complesso. I team di mobilità devono gestire molti stakeholder, coordinando i talenti e le loro famiglie, i team HR interni e i line manager, le funzioni aziendali come la finanza e l’IT e i fornitori esterni come gli specialisti in materia di tasse e immigrazione.

Tre principi guida della tecnologia per la mobilità globale

Segui questi principi per concettualizzare una strategia di mobilità globale digitalizzata.  
  • Semplificazione
    Valuta e ottimizza i processi. Valuta come gli stakeholder si approcciano al programma di mobilità della tua azienda: È abbastanza facile per loro farlo?
  • Standardizzazione
    Determina dove poter adottare un approccio più standardizzato per guadagnare velocità ed efficienza durante la digitalizzazione.
  • Struttura
    Riduci i processi non essenziali. Siate riflessivi e onesti sui processi che potrebbero essere resi superflui dalla digitalizzazione.

Via l’obsoleto, dentro il nuovo

Le organizzazioni gestiscono la loro forza lavoro in mobilità internazionale in vari modi. Molti seguono ancora il tradizionale processo manuale, in cui gli HR inseriscono e calcolano i dati tramite fogli di calcolo Excel e modelli elaborati con Word, inviando file via e-mail tra i manager e i talenti per raccogliere informazioni e approvazioni. Ma naturalmente questo approccio richiede molto tempo ed è soggetto a errori.

Altri stanno iniziando ad adottare tecnologie per la mobilità frammentarie senza sfruttare appieno la potenza di un sistema robusto e integrato. Ad esempio, mantengono alcuni processi manuali o non riescono a collegare i database, i calcolatori, i siti web dei dipendenti e gli strumenti di monitoraggio in una suite completa che produca dati aggregati e coesi.

Quand’è che le organizzazioni passano da processi manuali che richiedono una grande mole di lavoro a una tecnologia rapida ed efficiente? Al di fuori di iniziative generali di digitalizzazione e trasformazione, il cambiamento è spesso il catalizzatore per l’adozione di tecnologie per la mobilità. Ad esempio, il carico di lavoro per gli incarichi globali può iniziare a sovrastare il personale disponibile per gestirlo. Un’acquisizione può ampliare in modo significativo il bacino di dipendenti internazionali. Oppure può arrivare un nuovo leader che porta con sé una maggiore disponibilità ad adottare la tecnologia per gestire questa parte importante della forza lavoro.

Gli operatori possono ricevere notifiche dalla piattaforma di mobilità quando devono intervenire, ad esempio per approvare costi o accordi. Gli utenti hanno visibilità sul processo di trasferimento e sanno a chi spetta ogni fase del processo. Dal punto di vista amministrativo, la piattaforma offre una maggiore visibilità sul carico di lavoro e ottime funzionalità di rendicontazione.

Tendenze della tecnologia per la mobilità

Sebbene molti datori di lavoro si affidino ancora a processi manuali, dai nostri studi emerge una tendenza all’aumento dell’uso delle tecnologie per la gestione della mobilità. Il fenomeno è iniziato prima della pandemia ed è stato accelerato dalla crisi sanitaria globale, che ha costretto le aziende a esercitare un controllo affidabile sul luogo dove si trovano i dipendenti e a rivedere programmi dal funzionamento disomogeneo, mettendo a nudo i punti in cui è necessaria la digitalizzazione. 
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Quali strumenti utilizzano le aziende per tracciare e gestire gli incarichi e i relativi costi?

Grafico: Un grafico a torta che illustra come i partecipanti al sondaggio hanno risposto alla domanda:

  • Altro: 5,9%
  • Applicazione interna: 12,9%
  • Software di fornitori esterni: 28%
  • Principalmente Excel e Word: 53,4%

Fonte: 2019 Mercer Mobility Organization and Transformation Survey

I dipendenti propendono per una maggiore flessibilità. Si dice che il futuro del lavoro sia .... 

41%

Tecnologia — fondere la creatività umana con il potere predittivo dell’IA e le efficienze dell’automazione

35%

 Progredire nella mia carriera — indipendentemente dal luogo in cui lavoro  

30%

Indipendenza — Lavoro dove voglio, quando voglio, per chi voglio.

Fonte: Report 2022 Global Talent Trends Mercer

Esperienze eccezionali per gli stakeholder

In generale, la tecnologia per la mobilità è progettata per offrire a tutti gli utenti un’esperienza di risparmio di tempo, di facilità d’uso e di assenza di stress. Ecco come un aggiornamento tecnologico può portare benefici specifici ai manager, agli HR e ai talenti.

Manager

I manager accedono a un portale dedicato con dashboard di rendicontazione dinamica e visibilità in tempo reale, che offre trasparenza e controllo, consentendo loro di supervisionare agevolmente la popolazione e il programma di mobilità, di monitorare il ROI e di avviare nuovi spostamenti con pochi clic.

HR analysts

Gli analisti possono preparare in modo semplice e veloce pacchetti retributivi accurati e impeccabili utilizzando calcolatori e dati centralizzati, raccogliere le approvazioni e i documenti dei dipendenti in formato digitale (senza più allegare file alle e-mail), monitorare i costi e generare istruzioni per le buste paga, il tutto senza assumersi il rischio di inserimenti manuali.

Talenti

Un portale facile da usare guida gli i talenti in ogni fase del trasferimento, consentendo di conoscere la sede di assegnazione, il pacchetto retributivo e i benefit, ricevere promemoria sulle scadenze per agire, accedere all’assistenza e tornare a casa.

Costruire il business case: Come la digitalizzazione supporta il programma di mobilità globale della tua azienda

Prima di implementare una nuova tecnologia per la mobilità, è importante costruire un solido business case per ottenere il supporto della leadership. Ecco come la digitalizzazione può giovare alla tua organizzazione e aiutarti a servire meglio la vostra forza lavoro in mobilità internazionale.
  • Rimani al passo con la rapida evoluzione dei team internazionali.
    La giusta tecnologia per la mobilità è flessibile e riflette l’evoluzione della forza lavoro globale e l’ampia gamma di incarichi che essa comprende. 
  • Collega i punti.
    L’integrazione della struttura operativa interna, della tecnologia, delle politiche e dei processi tra loro e con gli ecosistemi dei fornitori esterni crea un processo snello e continuo con un flusso di informazioni bidirezionale, semplificando la vita alla leadership HR. 
  • Migliora l’employee experience.
    Personalizza l’assegnazione della mobilità e metti i dipendenti al primo posto fornendo informazioni su misura per le esigenze dei talenti, bilanciando l’efficienza amministrativa con l’esperienza personalizzata che le persone preferiscono. 
  • Responsabilizza le risorse umane con dati e metriche.
    Sviluppa analisi significative che migliorino la gestione delle persone e consentano alle risorse umane di fornire un valore reale e prendere decisioni in linea con il più ampio valore aziendale, la mobilità dei talenti e i processi.
  • Gestisci il rischio e le regolamentazioni.
    Una piattaforma tecnologica centralizzata per la mobilità offre una supervisione di alto livello, consentendo al team che si occupa di mobilità di consigliare l’azienda, monitorare le regolamentazioni ed evitare violazioni delle norme fiscali, previdenziali e di immigrazione. I calcolatori della retribuzione integrati eliminano la necessità di inserire manualmente i dati e limitano il rischio di errore umano.
  • Gestisci i costi in maniera efficiente.
    Mantieni il budget con un sistema integrato di mobility management che crea proiezioni affidabili dei costi, offre una visione d’insieme delle spese e ridisegna la gestione dei costi. 
  • Ottieni il ROI.
    Convalida il business case e determina il valore della talent mobility per l’organizzazione, al di là dell’esperienza dei dipendenti. 
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Sei domande da porsi prima di adottare una tecnologia per la mobilità globale 

Mettiti alla prova:

  • 1. Qual è il numero della nostra forza lavoro internazionale, e sta crescendo?

    Se avete migliaia di talenti in mobilità da gestire, è più probabile che possiate beneficiare della più recente e avanzata tecnologia per la mobilità rispetto a un’organizzazione con solo un numero ridotto di dipendenti internazionali. 

  • 2. Qual è il costo di un errore rispetto al costo della tecnologia?

    I processi manuali aumentano la probabilità di errori costosi, come il pagamento eccessivo dei talenti in mobilità o il pagamento erroneo di imposte, per non parlare dell’imbarazzo di controlli a posteriori e verifiche. Inoltre, i talenti tendono a confrontarsi, sia all’interno dell’organizzazione che a livello internazionali, quindi i pacchetti di total remuneration devono essere equi e competitivi. Un investimento in tecnologia può essere ripagato evitando errori costosi e creando pacchetti equi che resistono ai controlli.

  • 3. Qual è il ROI del nostro programma di assegnazione internazionale?

    Gli incarichi internazionali possono essere molto più costosi rispetto a posizioni equivalenti in patria. La tecnologia può fornire dati oggettivi e coerenti a sostegno dei costi e dei benefici degli incarichi. Se calcolate i compensi dei dipendenti in mobilità utilizzando un foglio Excel che non è collegato al vostro sistema HRIS, vi sarà difficile identificare e giustificare i costi totali.

  • 4. Quanti tipi di dipendenti in mobilità ha l’azienda?

    La tecnologia può aiutarvi a creare, articolare e mantenere i profili retributivi degli espatriati su misura per gli obiettivi di ogni incarico, facendo utili distinzioni, ad esempio, tra le posizioni qualificate necessarie per avviare un progetto in un nuovo mercato e le posizioni necessarie per formare i futuri leader per i ruoli senior. 

  • 5. State monitorando accuratamente i dipendenti in mobilità internazionale?

    i dipendenti in mobilità possono essere difficili da rintracciare. Potreste aver bisogno di una tecnologia migliore se faticate a produrre rapporti rapidi che condividano informazioni aggiornate e dettagliate su ogni talento in mobilità, come il Paese di origine, dove vivono e le persone a carico, la durata della validità dei loro visti e l’assicurazione medica che li copre. 

  • 6. I dipendenti in mobilità sono soddisfatti?

    Un semplice sondaggio può misurare la soddisfazione dei dipendenti e aiutarvi a determinare se un investimento in tecnologie per la mobilità possa migliorare l’engagement dei dipendenti.
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Informazioni sugli autori

Frederic Franchi è obal Mobility Technology Solutions Leader per l’Europa e membro del Global Mobility Centre of Excellence. Frederic è entrato a far parte di Mercer Information Solutions & Technology Solutions nel giugno 2012. Frederic fornisce ai clienti una conoscenza approfondita dell’offerta tecnologica di Mercer per la mobilità globale e di come questa possa adattarsi alle loro attuali esigenze, in modo che possano trarre i massimi benefici e migliorare i processi di gestione degli incarichi internazionali. Frederic risiede a Londra ed è raggiungibile all’indirizzo frederic.franchi@mercer.com.

Michael Nash è il Global Mobility Technology Solutions Leader per l’Europa ed è rientrato in Mercer nel giugno 2019, dopo 12 anni di assenza in cui era titolare e gestiva la propria azienda manifatturiera. Durante questo periodo, Mike si è appassionato agli effetti positivi della digitalizzazione e dell’automazione dei processi, implementando con successo una serie di strumenti di contabilità, produzione e vendita sia in sede che come SAAS. È rientrato per far parte del team Leadership della tecnologia di mobilità, concentrandosi sulla Piattaforma di gestione della mobilità di Mercer. Mike risiede a Londra ed è raggiungibile all’indirizzo michael.nash@mercer.com.

Contributore/i
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