Dyrektywa UE dot. Pay Transparency 

Proces legislacyjny związany z powołaną w tytule Dyrektywą, której pełna nazwa brzmi: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania na poziomie UE został zakończony. Za chwilę rozpoczną się prace w polskim parlamencie nad implementacją przepisów Dyrektywy do polskiego prawa praca. Kraje członkowskie UE będą miały 3 lata na implementację przepisów Dyrektywy. W efekcie, rok 2026 będzie pierwszym, w którym Dyrektywa zacznie obowiązywać polskich pracodawców.

Czasu tylko pozornie jest dużo. Lektura Dyrektywy pozbawi złudzeń wielu, którzy uważają, że dostosować się do jej wymogów będzie można zrobić szybko, łatwo i bez większego wysiłku organizacyjnego i finansowego. Celowo wspomniano o „wysiłku finansowym”, ponieważ intencją unijnego ustawodawcy jest przecież „wyrównanie” wynagrodzeń kobiet i mężczyzn. W efekcie należy przyjąć, że znajdą się i takie organizacyjne, dla których realizacja nowych przepisów będzie w praktyce oznaczać konieczność podwyższenia wynagrodzeń konkretnym grupom pracownikom (co do zasady, najczęściej kobietom).

W swoim uzasadnieniu dla wprowadzenia nowego prawa, Komisja Europejska bezpośrednio powołała się na wymóg zapewnienia równości wynagrodzeń „określony w dyrektywie 2006/54/WE (…) w sprawie przejrzystości wynagrodzeń (…)”. W dokumentach towarzyszących projektowi Dyrektywy wskazano, że jedną z głównych przyczyn nierówności jest „brak przejrzystości wynagrodzeń.” W ten właśnie sposób zdefiniowano cel, a zarazem główny przedmiot Dyrektywy, którymi są odpowiednio: równość wynagrodzeń oraz ich przejrzystość. Należy jednocześnie zauważyć, że Dyrektywa nie odwołuje się do różnicy wynagrodzeń jako takiej, wprowadza bowiem termin i pojęcie równości wynagrodzeń w obrębie takiej samej pracy, bądź „pracy o takiej samej wartości”. Przejrzystość wynagrodzeń ma zapewnić pracownikom możliwość udowodnienia przypadków ewentualnej dyskryminacji ze względu na płeć. Dzięki niej możliwa ma być identyfikacja nierówności i dyskryminacji płacowej kobiet (być może także mężczyzn, bo z pewnością z takimi sytuacjami w praktyce także się spotkamy) oraz późniejsze eliminowanie nieuzasadnionych różnic. Zakłada się również, że wprowadzenie standardów oraz właściwych sposobów postępowania wpłynie na zmianę nastawienia i większą świadomość znaczenia tego problemu, a w pierwszych latach obowiązywania nowych przepisów także na publiczną debatę dotyczącą tych różnić, ich przyczyn i skutków społeczno – ekonomicznych.

Na skalę różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wskazują dane Eurostatu, wg których różnica w wynagrodzeniach mężczyzn i kobiet w UE wynosi 12,7% (dane za 2021 rok). Wśród głównych przyczyn takiego stanu rzeczy wymienia się m.in.: 1) dyskryminację płacową i powielanie stereotypów (wzorców) kulturowych i społecznych, 2) segregację poziomą, czyli nadreprezentację kobiet w nisko opłacanych zawodach w sektorze usług oraz 3) stosunek pełnych etatów do pracy w niepełnym wymiarze godzin. Szacuje się, że tzw. „niewyjaśnione” neutralnymi płciowo przyczynami zróżnicowanie wynagrodzeń odpowiada za dwie trzecie ww. różnicy. W Polsce, według danych Eurostatu, luka płacowa jest jedną z najniższych w Europie i w 2021 roku wynosiła 4,5% (czwarte miejsce „od końca”). Zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej różnica ta jest generowana głównie przez sektor prywatny, w którym wynosi 12,9%, podczas gdy w publicznym jedynie 2,3%. Na podkreślenie zasługuje też fakt, że dzieje się tak pomimo tego, że w polskim prawie pracy od wielu lat funkcjonuje przepis (art. 18 (3c) §1 KP), który stanowi, że „pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości”. To jedynie potwierdza z jak trudnym zjawiskiem mamy do czynienia.

W tym miejscu należy podkreślić, że „surowa luka płacowa”, czyli różnica w średnich wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn (którą prezentują m.in. statystki Eurostatu przywołane powyżej), pomija wiele istotnych aspektów, w efekcie należy z bardzo dużą ostrożnością interpretować jej wielkość. Po pierwsze, struktura zatrudnienia kobiet i mężczyzn, w przypadku określonych grup wiekowych, sektorów czy zawodów jest zróżnicowana. Jeśli niektóre zawody, np. te lepiej płatne są częściej wykonywane przez mężczyzn, a inne, gorzej płatne są bardziej sfeminizowane, średnie różnice w wynagrodzeniach błędnie zasugerują występowanie różnic w płacach. Tak jak w praktyce rzadko spotkamy  kobiety górników, tak też nie spotykamy za często mężczyzn położnych. W konsekwencji, porównanie średniego wynagrodzenia mężczyzny - górnika do średniego wynagrodzenia kobiety - położnej nie wskaże nam, czy w danym kraju kobiety są dyskryminowane „wynagrodzeniowo”. Do błędnych wniosków mogą też prowadzić różnice regionalne w wynagrodzeniach. Wiele badań potwierdza także wspomnianą już powyżej różnicę w wielkości luki pracowników zatrudnionych w sektorze publicznym i prywatnym. No i na koniec, tłumacząc wielkość luki (ale nie usprawiedliwiając jej wysokości!) należy pamiętać, że w decyzjach pracodawców o zatrudnieniu i wynagrodzeniach ujawnia się szereg stereotypów, które należy umieć zidentyfikować i eliminować, np.: różnice pomiędzy mężczyznami i kobietami w zakresie skłonności do ryzyka, wiary w siebie, czy statystycznie mniejsze oczekiwania finansowe kobiet (potwierdzone wieloma badaniami). W efekcie, pewna część luki płacowej może odzwierciedlać różnice w wyborach zawodowych i ścieżkach karier, które wynikają z utrwalanych norm społecznych i dostosowanych do nich postaw kobiet.

Warto też podkreślić, że różnice w wynagrodzeniach wpływają nie tylko na jakość życia pracujących kobiet są też jedną z przyczyn większego ryzyka ubóstwa oraz ostatecznie niższych emerytur kobiet. Na to zjawisko, obok różnic w wynagrodzeniach składają się także: 1) krótszy (średnio) staż pracy kobiet, a w efekcie także niższe  kwot opłaconych składek emerytalnych) oraz 2) dłuższe oczekiwane trwanie życia kobiet.

Odnośnie pierwszej grupy obowiązków – zgodnie z nowymi regulacjami pracodawcy będą zobowiązani udostępniać kandydatom do pracy informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Informacje takie będzie można podawać zarówno w ogłoszeniach o pracę, jak i przed spotkaniem i rozmową rekrutacyjną. W treści uzasadnienia do Dyrektywy wskazano, że brak informacji o przewidywanym zakresie wynagrodzenia tworzy asymetrię informacyjną, która ogranicza siłę przetargową osób starających się o zatrudnienie. W efekcie, przepis, poprzez zapewnienie przejrzystości procesu rekrutacji, ma wyrównać „siłę przetargową” stron tego procesu oraz uniemożliwić różnicowanie płac ze względu na płeć już na etapie rekrutacji nowych pracowników.

Obowiązek jak wyżej nie będzie dotyczył wyłącznie osób uczestniczących w procesach rekrutacyjnych. Także osoby pracujące już w danej firmie mają mieć zapewniony dostęp (na swój wniosek) do informacji dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca. Każdy pracownik będzie miał również możliwość otrzymania takich informacji za pośrednictwem przedstawicieli pracowników. Pracodawcy powinni co roku informować swoich pracowników o tym prawie, a także o krokach, jakie musi podjąć pracownik w celu wykonania tego prawa (czyli otrzymania tych informacji). Pracodawcy mogą również z własnej inicjatywy zdecydować się na udzielenie takich informacji, bez konieczności zwracania się o nie przez pracowników.

Obowiązki z trzeciej grupy – czyli raportowanie różnic to jedna z kluczowych zmian w zarządzaniu wynagrodzeniami. Obowiązek przygotowywania sprawozdań i przekazywania ich państwowemu „organowi nadzoru” (wskaże go polski rząd) dotyczyć będzie pracodawców zatrudniających powyżej 100 pracowników (kraje członkowskie będą mogły objąć tym obowiązkiem także mniejszych pracodawców). Sprawozdania takie będą sporządzane co rok – dotyczy firm zatrudniających powyżej 250 pracowników lub co 3 lata – obowiązek dotyczący pozostałych pracodawców. W sprawozdaniach, pracodawcy będą zobowiązani dostarczać organowi nadzoru informacje o luce płacowej dla wszystkich elementów wynagrodzenia (plus osobno dla składników uzupełniających lub zmiennych). Pod pojęciem luki płacowej ze względu na płeć, zgodnie z Dyrektywą należy rozumieć różnicę średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi u pracodawcy pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej. Co ważne pracodawcy będą zobowiązani do „potwierdzenia” rzetelność sporządzonej przez siebie informacji w drodze skonsultowania wyników z przedstawicielami pracowników. Dodatkowo przedstawiciele pracowników będą musieli mieć zapewniony dostęp do informacji o metodologii stosowanej przez pracodawcę przy obliczaniu luki. Warto dodać, że Dyrektywa zobowiązuje również pracodawców do przekazania części informacji zawartych w obowiązkowym sprawozdaniu wszystkim pracownikom. Dotyczyć to będzie informacji o luce płacowej w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub rocznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych. Warto dodać, że przepisy Dyrektywy dotkną wszystkich członków UE. Jednak w wielu europejskich krajach (w tym gronie nie ma dzisiaj Polski) obowiązek raportowania, a tym samym analizy różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn już dzisiaj istnieje. Dzieje się tak m.in. w krajach skandynawskich: w Szwecji (od 2010), Finlandii (od 2019) oraz Norwegii (2021).

O ile obowiązek sporządzania analizy i sprawozdań jest w miarę jasny, o tyle znacznie bardziej złożony będzie proces eliminowania różnic w wynagrodzeniach (czwarta grupa zmian z listy). Aby wyjaśnić tą kwestię, najpierw należy wyjaśnić, o jakich różnicach stanowi Dyrektywa. W Dyrektywie wprowadza się pojęcie różnic „uzasadnionych obiektywnie” i takich których wyjaśnić nie można. Dyrektywa nakazuje pracodawcom porównywanie wynagrodzeń pod kątem wykonywanej pracy i grupy stanowisk – a więc odwołuje się do znanego wielu pracodawców pojęcia „wartości stanowisk”. Bo to właśnie dzięki odpowiedniemu zwartościowaniu pracy, możliwym będzie porównanie różnych stanowisk pracy w ramach tej samej struktury organizacyjnej. Przypomnijmy bowiem, że Dyrektywa adresuje problem różnic w wynagrodzeniach pracowników wykonujących taką samą pracę lub „pracę o takiej samej wartości”, czyli pracę, którą określa się jako mającą tę samą wartość zgodnie z niedyskryminacyjnymi, obiektywnymi i neutralnymi pod względem płci, kryteriami. Takie obiektywne kryteria wskazane przez Dyrektywę to: 1) umiejętności, 2) wysiłek, 3) zakres odpowiedzialności i 4) warunki pracy, oraz – w stosownych przypadkach – 5) wszelkie inne czynniki, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku. Muszą być one stosowane w obiektywny, neutralny pod względem płci sposób, wykluczający wszelką bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację ze względu na płeć. Zakładając, że nie wszystkie czynniki będą w równym stopniu istotne w odniesieniu do konkretnego stanowiska, pracodawca powinien wyważyć każdy z pierwszych czterech czynników w zależności od ich znaczenia dla konkretnego stanowiska. Tak jak wskazano wyżej, można będzie również uwzględniać dodatkowe kryteria, jeżeli okażą się one istotne i uzasadnione. W przypadku stwierdzenia nierówności w wynagradzaniu kobiet i mężczyzn, koniecznym będzie podjęcie rozmów z przedstawicielami pracowników w celu wyjaśnienia tych różnic – tzw. „oceny zarobków”. Takie rozmowy będą musiały zostać zainicjowane w sytuacji, gdy różnica średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, w którejkolwiek kategorii pracowników wyniesie 5% lub więcej oraz, gdy pracodawca nie będzie w stanie wyjaśnić tej różnicy obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami przedstawionymi wyżej lub jeśli pracodawca takiego wyjaśnienie nie przedstawi przedstawicielom pracowników i w końcu jeśli pracodawca nie zaradził takiej różnicy w ciągu sześciu miesięcy od dnia złożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń. Pracodawcy będą także zobowiązani udostępnić taką, wspólną ocenę wynagrodzeń wszystkim pracownikom oraz ich przedstawicielom oraz przekazać ją organowi monitorującemu.

Przechodząc do ostatniej, piątej grupy regulacji z listy powyżej, niejako w uzupełnieniu przedstawionych wcześniej wymagań dot. dostępu do informacji, należy podkreślić, że pracodawcy będą także zobowiązani udostępniać pracownikom informacje o kryteriach stosowanych dla określania wysokości wynagrodzeń, czy progresji wynagrodzeń i awansów – pod tymi pojęciami rozumieć możemy np.: zdefiniowanie wymogów kompetencyjnych, ścieżek karier, kryteriów definiujących stałe i zmienne elementy wynagrodzenia, itd. I to nie tylko o samym obowiązku stanowi Dyrektywa. Każdy pracodawca będzie musiał bowiem zapewnić pracownikom dostęp do ww. informacji, i co najważniejsze dostęp „łatwy”. Jednocześnie Dyrektywa stanowi, że przekazane pracownikom w ten sposób informacje będą musiały być dla nich zrozumiałe. I pracownicy, realizując swoje prawa, będą mogli zawsze poprosić pracodawcę o dodatkowe wyjaśnienia i uzupełniające informacje. Pracownik w każdej chwili będzie również mógł zażądać informacji dotyczących jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia, oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. W tym zakresie warto też dodać, że Dyrektywa wskazuje, że kryteria związane z progresją wynagrodzenia mogą obejmować między innymi indywidualne osiągnięcia, rozwój umiejętności i staż pracy, czyli jak stwierdza przepis muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci.

Uzupełniając listę kluczowych wymogów, w Dyrektywie zakazano także powoływać się pracodawcom na tzw. tajemnicę wynagrodzeń. Pracodawca nie będzie już mógł zobowiązać pracownika (w jakiejkolwiek formie), by nie ujawniał wysokości swojego wynagrodzenia. Warto jednak zwrócić uwagę, że pracodawcy będą mogli wymagać, aby pracownicy, którzy uzyskali informacje, inne niż dotyczące ich własnego wynagrodzenia, nie wykorzystywali tych informacji do jakiegokolwiek innego celu niż cel polegający na wykonywaniu ich prawa do równego wynagrodzenia.

Podkreślmy też, że Dyrektywa ma zastosowanie do wszystkich pracowników, w tym pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracowników zatrudnionych na podstawie umów zawartych na czas określony, osób zatrudnionych na umowę o pracę lub przez agencję pracy tymczasowej lub pozostających z taką agencją w stosunku pracy, a także pracowników na stanowiskach kierowniczych. Inna ważna zasada zapisana w Dyrektywie dot. definicji „wynagrodzenia”. W Dyrektywie pojęcie „wynagrodzenia” zdefiniowano szeroko i oznacza ono: „zwykłą podstawową lub minimalną płacę godzinową lub płacę miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (składniki uzupełniające lub zmienne) od swojego pracodawcy z racji swojego zatrudnienia”.

Z perspektywy stosowania przepisów Dyrektywy jeden element zasługuje na szczególne podkreślenie i uwagę. Są nim relacje pracodawca i strona społeczna (związki zawodowe). Dyrektywa w sposób szczególny traktuje rolę i uprawnienia „przedstawicieli pracowników”. W dokumentach towarzyszących Dyrektywie uzasadniając rolę przedstawicieli pracowników, w wielu miejscach przywoływano obawy przed wiktymizacją przy stosowaniu zasad równości wynagrodzeń, wskazując, że pracownicy powinni mieć prawo reprezentowani przez swoich przedstawicieli. Jako przedstawiciele będą mogłyby występować związki zawodowe lub inni przedstawiciele pracowników (wybrani przez pracowników). Wzmocnieniu roli reprezentacji pracowników Dyrektywa poświęciła bardzo wiele uwagi. Można wręcz zaryzykować tezę, że po 2026 roku, niewiele będzie istotnych obszarów decyzji wynagrodzeniowych nie wymagających zaangażowania reprezentacji pracowników (czy związków). Zaangażowania w różnym charakterze – konsultacyjnym, informacyjnym, czy w końcu decyzyjnym. I tak dla przykładu, w obszarze zarządzania luką płacową każdy pracodawca zatrudniający min. 100 pracowników będzie zobowiązany skonsultować metodologię obliczania luki ze stroną społeczną. Trudno precyzyjnie określić na czym takie konsultacje będą polegać. Czy wystarczy stronie społecznej przedstawić algorytm, a może także go z nią uzgodnić? Kolejny obowiązek „konsultacyjny” dotyczyć będzie opisanych już wcześniej przypadków, gdy obliczona luka płacowa (nie „surowa”, ale już po skorygowaniu jej wysokości obiektywnymi i neutralnymi ze względu na płeć kryteriami), w którejkolwiek z grup pracowników wyniesie więcej niż 5%. W takiej sytuacji, o ile w stosunku do takiej luki pracodawca nie podjął żadnych skutecznych działań, czyli takich, które obniżyłyby jej wysokość poniżej tego progu, rozpocząć się będzie musiał proces oceny luki płacowej, do którego pracodawca będzie zobowiązany zaangażować stronę społeczną. Zgodnie z przepisami Dyrektywy celem takiej „oceny” będzie m.in. zidentyfikowanie tych różnic, analiza średnich poziomów wynagrodzenia podstawowego i składników uzupełniających i zmiennych (dla każdej kategorii pracowników), analiza przyczyn luki oraz ocena skuteczności środków podjętych i uzgodnionych we wcześniejszych „wspólnych ocenach”. Taka „wspólna ocena” będzie musiała zostać później udostępniona pracownikom, a wnioski z analizy wdrożone w „rozsądnym terminie”. Z pewnością opisany powyżej proces będzie wymagał od wszystkich jego stron otwartości, dobrej komunikacji, zapewnienia równego dostępu do informacji, a w końcu chęci zrozumienia perspektywy drugiej strony i gotowości do kompromisu. Nie będzie to łatwe i jedną z barier okaże się pewnie faktyczna asymetria w dostępie do informacji i wiedzy związanych z obszarem wynagrodzeń. Pracodawcy i pracownicy (związki) korzystają w praktyce z różnych źródeł informacji, często o różnym poziomie wiarygodności. Rozmów ze strona społeczną nie ułatwi także trudny do zbudowania jednolity katalog terminów oraz brak jednego, akceptowalnego przez wszystkie strony procesu, zasobu informacji o wynagrodzeniach.

Podsumowując, Dyrektywa wprowadza wiele, fundamentalnych zmian w obszarze relacji pracowniczych i dotyczy  szeregu procesów HR, regulując wiele kluczowych obszarów zarządzania wynagrodzeniami i relacji z pracownikami, poczynając od rekrutacji, awansów, podwyżek, ustalania celów, a kończąc na naliczaniu i wypłacie premii. Warto też zauważyć, że  większość przepisów Dyrektywy dotyczy wszystkich pracodawców, a nie jak mylnie się czasami przyjmuje, jedynie tych największych (zatrudniających powyżej 100 pracowników). Zakres oraz złożoność nowych wymogów i konieczność przygotowania i wdrożenia szeregu nowych polityk stanowią mocne uzasadnienie dla rozpoczęcia prac nad dostosowaniem się do nowych przepisów jak najszybciej. Wzrost świadomości pracowników oraz prawo do rekompensat z tytułu nieuzasadnionych różnic w wynagrodzeniach, mogą stanowić dodatkowy argument za poważnym podejściem do tematu luki. Podsumowując, Dyrektywa istotnie wpłynie na relacje pracownicze, wprowadzając szereg nowych „przywilejów” dla pracowników i obowiązków dla pracodawców. Wdrożenie wymogów Dyrektywy nie będzie jedynie oznaczać przygotowania dedykowanych procedur i polityk. Kluczowym jego elementem będzie bowiem zaplanowanie i przygotowanie procesu prowadzenia dialogu ze stroną społeczną i edukacja ekonomiczna skierowana do pracowników. Dodajmy też, że każde państwo członkowskie UE wyznaczy organ do którego obowiązków należeć będzie monitorowanie i wspieranie procesu wprowadzania w życie zasad Dyrektywy. Organ monitorujący będzie mógł być częścią istniejącego organu lub istniejącej struktury na poziomie krajowym.

I na koniec warto jeszcze dodać, że w Dyrektywie określono jedynie minimalne wymogi, nie naruszając w ten sposób prerogatyw państw członkowskich w zakresie wprowadzania i utrzymywania przepisów korzystniejszych dla pracowników. Jak z treścią tych minimalnych wymogów poradzi sobie Polska zobaczymy już niedługo.