Usprawnij delegacje międzynarodowe dzięki technologii globalnej mobilności 

Dzięki konwergencji trendów rośnie zapotrzebowanie na najwyższej klasy technologię zarządzania mobilnością: Coraz więcej pracowników oczekuje pracy zdalnej, delegacje stają się coraz bardziej zróżnicowane i złożone, a organizacje przechodzą znaczące transformacje cyfrowe i HR – wszystkie te procesy zostały przyspieszone przez globalny kryzys zdrowotny.

Jednak wielu organizacjom nadal brakuje strategicznej wizji automatyzacji/cyfryzacji zarządzania globalną mobilnością.

Wiodące organizacje pragną to zmienić. Technologia zarządzania mobilnością nie jest już widziana jako coś opcjonalnego przez międzynarodowe zespoły HR, które próbują współpracować, wymieniać dane, tworzyć pozytywne doświadczenia pracowników, osiągać zwrot z inwestycji i szacować problemy dotyczące zgodności w skali globalnej. Zamiast tego zintegrowane narzędzia i platformy mobilności stają się kołem ratunkowym, zwłaszcza że zespoły HR uczą się, jak ważna jest skuteczna praca w czasach kryzysu.

Nowa generacja rozwiązań technologicznych zaprojektowanych z myślą o potrzebach zdecentralizowanych i międzynarodowych zespołów HR, przyspieszyła przyjęcie automatyzacji. Należą do nich kalkulatory do tworzenia pakietów wynagrodzeń, kompleksowe rozwiązania do zarządzania programami oraz narzędzia edukacyjne, które pomagają osobom wysłanym w międzynarodowe delegacje odnieść sukces podczas pracy i życiu za granicą.

Technologia mobilności przynosi korzyści nie tylko organizacjom i HR; oddelegowane osoby również preferują – i zaczynają oczekiwać – spersonalizowanych doświadczeń na wyciągnięcie ręki. Jako konsumenci wdrażamy nowe narzędzia szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, wykorzystując technologię do wykonywania zadań szybko, łatwo i przejrzyście. Osoby wysłane w delegację za granicę nie są wyjątkiem. 

Obecnie dostrzegamy, że pojawiają się długoterminowe i krótkoterminowe delegacje, stałe relokacje (krajowe i międzynarodowe), delegacje wirtualne, podróże służbowe, lokalnie zatrudniani pracownicy zagraniczni, przeprowadzki inicjowane przez pracowników, pracownicy zdalni i elastyczni oraz „nomadzi”, którzy podróżują po świecie bez zamiaru powrotu do kraju pochodzenia. Organizacje powinny zadbać o nową niezależność i elastyczność, których domagają się pracownicy w walce z konkurencją o pozyskanie talentów, kładąc nacisk na doświadczenia pracowników.

Jednocześnie liczebniejsza grupa osób mobilnych i bardziej złożone wzorce mobilności talentów zwiększają ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów i działalnością firmy. Nawet w najprostszym przypadku prowadzenie globalnego programu mobilności jest złożonym przedsięwzięciem. Zespoły ds. mobilności muszą zarządzać wieloma zainteresowanymi stronami, koordynując pracę przydzielonych pracowników i ich rodzin, wewnętrznych zespołów HR i kierowników liniowych, działów korporacyjnych takich jak finanse i IT, a także dostawców zewnętrznych takich jak specjaliści ds. podatków i imigracji.

Organizacje zarządzają swoimi ekspatriantami na różne sposoby. Wiele osób nadal stosuje tradycyjny proces realizowany ręcznie, w ramach którego HR wprowadza i oblicza dane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych programu Excel i szablonów edytorów tekstu, przesyłając pliki pocztą e-mail tam i z powrotem między kierownikami a oddelegowanymi osobami w celu zebrania informacji i zatwierdzania. Oczywiście takie podejście jest czasochłonne i podatne na błędy.

Inni zaczynają wdrażać fragmentaryczną technologię mobilności bez pełnego wykorzystania mocy rozbudowanego i zintegrowanego systemu. Na przykład mogą zachować niektóre ręczne procesy lub nie połączyć swoich baz danych, kalkulatorów, stron internetowych pracowników i narzędzi do monitorowania w kompleksowy pakiet, który generuje spójne, zagregowane dane.

Kiedy organizacje przechodzą od pracochłonnych procesów ręcznych do szybkiej i wydajnej technologii? Poza nadrzędnymi inicjatywami w zakresie cyfryzacji i transformacji zmiana jest często katalizatorem wdrażania technologii mobilności. Na przykład globalne obciążenie zadaniami może zacząć przewyższać personel dostępny do jego obsługi. Przejęcie może znacznie poszerzyć pulę międzynarodowych pracowników. Może też pojawić się nowy lider, który zwiększy swoją gotowość do wdrażania technologii w celu zarządzania tą ważną częścią kadry pracowniczej.

Frederic Franchi jest kierownikiem ds. globalnych rozwiązań technologicznych w Europie i członkiem Globalnego centrum mobilności w zakresie doskonałości (Global Mobility Centre of Excellence). Frederic dołączył do Rozwiązań w zakresie informacji i technologii firmy Mercer (Mercer Information Solutions & Technology Solutions) w czerwcu 2012 roku. Frederic zapewnia klientom dogłębną wiedzę na temat globalnej oferty technologii mobilności firmy Mercer oraz tego, w jaki sposób mogą one odpowiadać ich obecnym wymaganiom, aby mogli czerpać maksymalne korzyści i usprawniać procesy zarządzania delegacjami międzynarodowymi. Frederic ma swoje biuro w Londynie i można się z nim skontaktować pod adresem frederic.franchi@mercer.com.

Michael Nash jest globalnym liderem ds. rozwiązań technologii mobilności w Europie. Dołączył do firmy Mercer w czerwcu 2019 r. po 12 latach nieobecności, w ciągu których był prowadził własną firmę produkcyjną. W tym czasie Mike został pasjonatem cyfryzacji i automatyzacji procesów, z powodzeniem wdrażając różnorodne narzędzia księgowe, produkcyjne i sprzedażowe zarówno na miejscu, jak i w oparciu o model SAAS. Dołączył ponownie do zespołu liderów ds. technologii mobilności, skupiając się na Platformie zarządzania mobilnością firmy Mercer (Mobility Management Platform). Mike ma swoje biuro w Londynie i można się z nim skontaktować pod adresem michael.nash@mercer.com.