Hur man ställer om HR och ändrar arbetet för alltid 

Artikeln publicerades ursprungligen på Forbes  den 27 oktober 2021.

I filmklassikern ”Groundhog Day” från 1993 fastnar meteorologen Phil Connors i en tidsslinga där han vaknar till samma dag (och samma Sonny och Cher-låt) om och om igen. Till följd av denna situation upplever Phil förvirring, förtvivlan, ilska och slutligen hopp. På vissa sätt har COVID-19-pandemin fångat våra organisationer i en liknande tidsslinga. En ”stor” pandemi har lett till en ”stor avgång” och till och med en ”stor migrering”. Liksom Phil är vi dömda att återuppleva dessa stunder om och om igen, såvida vi inte åtar oss en ”stor” omställning.

Verkligheten i nuläget är att talanger är trötta, sällsynta men också pigga på förändring. Ett slags ny egenmakt är uppenbart bland talanger överallt: från restauranger som sänker arbetstiden på grund av personalbrist till återförsäljare som lägger till nya förmåner som till exempel fullt ersatta högskolestudier. Kombinera denna ”demokratisering” av arbetet med digitaliseringens oöverträffade hastighet och omfattning så får du verkligen upp farten på din HR-omvandling. Som talangstrateger tar HR ett språng in i rampljuset – varvid anställda insisterar på att saker beräknas medan företagsledare och styrelser insisterar på lösningar. Förra årets lösningar kommer dock inte att lösa dagens problem. Misslyckas du med att erkänna detta så riskerar din organisation att hamna i en tidsslinga där man återupplever dagens kompetensproblem om och om igen.

För att undvika denna fälla kan HR börja med att ställa sig två viktiga frågor:

1. Hur kommer vi att omforma arbetet för att göra det möjligt för talanger att flöda till där det behövs så smidigt som möjligt, samtidigt som det möjliggör dess eviga återuppfinning?
2. Hur kommer vi att omdefiniera talangupplevelsen för att möta behoven hos alla talanger, både där de är och på sina egna villkor?

Svaren på dessa två frågor kommer att vägleda HR genom den personal- och kulturomvandling som krävs för att ditt företag ska förbli relevant och lönsamt.

Som jag beskriver i min kommande bok - Arbete utan jobb - omforma arbetet och omdefiniera talangupplevelsen handlar båda i slutändan om att skapa kontakter. Kopplingar mellan människor och arbete, människor och företaget, människor och, ja, människor. För att få till stånd dessa förbindelser måste vi överväga tre olika sätt på vilka människor ansluter till sig till arbetet: fast kompetens, flexibel kompetens och rörlig kompetens. Var och ett kräver dessutom sin egen unika arbetsstrategi.

Fasta roller eller jobb är bäst lämpade för situationer där själva arbetsvolymen, alternativt efterlevnads- eller kontrollskäl, motiverar ett vanligt jobb eller där omständigheter kräver unika eller svårförvärvade färdigheter som motiverar att erbjuda ett fast heltidsuppdrag. I sådana fall förlitar sig organisationer på jobbarkitekturer som möjliggörs av ERP-system för att koppla kompetens till arbete. Detta angreppssätt är särskilt relevant när det arbete och de färdigheter som krävs är relativt stabila. Traditionella verktyg som till exempel personalplanering förblir viktiga.

Flexibilitet används numera nästan som en generisk term för att beskriva dagens realitet vad gäller kompetens. I det här fallet dock avser flexibel kompetens medarbetare i hybridroller som är till viss del fast anställda men som också har möjlighet att flöda till nya arbeten efter behov. Tänk dig till exempel en anställd inom marknadsföring som får ta på sig ett uppdrag hos HR där hon kan tillämpa sina kundinsikter och analytiska färdigheter. För att sådant flexibelt arbete ska vara möjligt krävs talangmarknader som dels stärker traditionella ERP-system, dels stödjer föränderliga arbets- och kompetenskrav. Traditionell arbetskraftsplanering måste kombineras med färdighetsbaserad planering för att återspegla den dualitet av jobb och färdigheter som är själva poängen med denna typ av arbete.

När färdigheter blir det viktigaste inom ramen för arbetet så befrias anställda från de traditionella begränsningarna som ett jobb innebär och kan ”flöda” mellan olika uppgifter, uppdrag och projekt på kort sikt eftersom deras kapacitet krävs. Tänk dig en frilansande eller projektbaserad dataforskare som rör sig bland projekt inom marknadsföring, HR och drift efter behov. För att ställa om vill du ha en fullt utvecklad intern talangmarknad. Den kommer att ge dig möjlighet att få tag i sällsynta färdigheter medan efterfrågan snabbt förändras, samtidigt som den ger möjligheter till kompetenshöjning och omskolning. Personalplanering däremot är nu betydligt mindre viktig. När det gäller ”rörlighet” är det smidigt (agilt) arbete och kompetensbaserad planering som har företräde.

Om du vill få folk att ansluta sig till jobbet måste du ansluta dig själv till dina medarbetare som individer. Traditionellt har HR erbjudit universallösningar. Framtidens arbete kräver dock en arkitektur som bygger på dina anställdas unika behov. Pandemin har visat hur kraven på flexibilitet kan belasta våra nuvarande system. Kan din nuvarande löne- och förmånsstruktur till exempel göra det möjligt för fyra personer att dela på en åttatimmarsdag? Kan ditt värdeerbjudande för medarbetare (employee value proposition, EVP) vara lika tilltalande för en anställd som är fokuserad på din organisations uppdrag och syfte som för en som rankar personlig säkerhet högre på engagemangsskalan? Att trycka på ”snooze” -knappen fungerar inte i det här fallet. Vad som kommer att fungera är att införliva ”mänsklig avkänning” i digitaliseringen. När du träffar arbetare där de är och tillhandahåller en EVP baserat på vem de är, kommer du att bygga en hållbar arbetskraft, en hållbar organisation och hållbara samhällen.

Jag kommer att ta bra ledarskap och en okej strategi över en bra strategi och okej ledarskap. Inget snack om saken. För även om vi pratar om en bra HR- återställning är det en som i slutändan kommer att påverka varje hörn av din organisation. Aktivt engagemang och stöd från ledningen är avgörande för framgång. Centrera dina samtal med ledningen kring behovet av att:

Grunden till dessa samtal bör vara en väsentlig sanning: Att den stora HR-omställningen handlar om att bli smidigare (agilare) och att smidighet idag innebär att inse vår realitet att saker alltjämt föråldras. 

Att vakna varje dag till ständig förändring kan få HR att känna att de liksom Phil Connors fastnat i en tidsslinga. I slutet av Groundhog Day gör Phil sig fri från tidsslingan genom att ställa om sin inställning till livet och vad som verkligen är viktigt. Han stiger upp en sista gång till Sonny och Chers ”I’ve Got You Babe” och kliver in i en helt annan framtid eftersom han är en annan person. På liknande sätt kräver vår nya värld och sociala ordning nya sätt att arbeta och ansluta. Den stora HR-omställningen innebär ett ”stort” löfte: att skapa en annan framtid för ett företags funktion, organisation, arbetstagare och samhälle.