Förbättra internationella uppdrag med global mobilitetsteknik 

  • Författare
    Frederic Franchi
    Senior Principal
  • Författare
    Michael Nash
    Principal

I och med att globala uppdrag expanderar, HR omvandlas, organisationer omfamnar digitalisering och efterfrågade talanger förväntar sig en exceptionell medarbetarupplevelse, är det dags för mobilitetsteknik att lysa.

Behovet av förstklassig teknik för mobilitetshantering ökar tack vare en konvergens av trender: Fler anställda förväntar sig att arbeta på distans, uppdrag blir mer mångsidiga och komplexa och organisationer genomgår betydande digitala och HR-omvandlingar, som alla har påskyndats av den globala hälsokrisen.

Trots detta saknar många organisationer fortfarande en strategisk vision för automatisering/digitalisering av global mobilitetshantering.

Ledande organisationer arbetar för att förändra det. Mobilitetshanteringsteknik är inte längre något som bara är bra att ha för internationella HR-team som försöker samarbeta, utbyta data, skapa en positiv medarbetarupplevelse, leverera på avkastning på investering och bedöma efterlevnadsproblem på global skala. Istället blir integrerade mobilitetsverktyg och plattformar en livlina, särskilt eftersom HR-team lär sig vikten av att arbeta effektivt i en kris.

En ny generation av tekniska lösningar, utformade för att möta behoven hos decentraliserade och internationella HR-team, har ökat införandet av automatisering. Dessa inkluderar kalkylatorer för att bygga lönepaket, omfattande programhanteringslösningar och utbildningsverktyg som hjälper internationella uppdragsinnehavare att lyckas när de arbetar och bor utomlands.

Mobilitetstekniken gynnar inte bara organisationer och HR-avdelningar; uppdragstagare föredrar även – och förväntar sig – anpassade upplevelser nära till hands. Som konsumenter använder vi nya verktyg snabbare än någonsin, med hjälp av teknik för att få saker gjorda med snabbhet, enkelhet och synlighet. Och internationella uppdragstagare är inget undantag. 

Framtidens arbete kräver en ny framtid för talangmobilitet

Idag ser vi långsiktiga och kortsiktiga uppdrag, permanenta omlokaliseringar (inhemska och internationella), virtuella uppdrag, affärsresor, lokalt anställda utländska arbetstagare, medarbetarinitierade rörelser, flexibla arbetstagare som jobbar hemifrån och ”nomader” som reser runt i världen utan att återvända till sitt ursprungshem. I den konkurrenskraftiga strävan efter talang, och med en premie som läggs på medarbetarupplevelsen, bör organisationer tillgodose det nya oberoendet och flexibiliteten som arbetarna kräver.

Samtidigt ökar en större mobilitetspopulation och mer komplexa talangrörlighetsmönster efterlevnad och affärsrisker. Även när det är som enklast är det ett komplext åtagande att driva ett globalt mobilitetsprogram. Mobilitetsteam måste hantera många olika intressenter, samordna mellan uppdragsinnehavare och deras familjer, interna HR-team och linjechefer, företagsfunktioner som ekonomi och IT och externa leverantörer som skatte- och immigrationsspecialister.

Tre vägledande principer för global mobilitetsteknik

Följ dessa principer för att konceptualisera en digitaliserad global mobilitetsstrategi.  
  • Förenkling
    Utvärdera och effektivisera processer. Bedöm hur intressenter engagerar sig i ditt mobilitetsprogram: Är det tillräckligt lätt för dem att göra?
  • Standardisering
    Bestäm var du kan anta ett mer standardiserat tillvägagångssätt för att vinna hastighet och effektivitet under digitaliseringen.
  • Struktur
    Minska icke-väsentliga processer. Var reflekterande och ärlig om processer som kan vara överflödiga genom digitalisering.

Ut med det gamla, in med det nya

Organisationer hanterar sin arbetskraft utomlands på olika sätt. Många följer fortfarande den traditionella manuella processen, där HR matar in och beräknar data via Excel-kalkylblad och ordbehandlade mallar, e-postar filer fram och tillbaka mellan chefer och uppdragstagare för att samla in information och godkännanden. Men naturligtvis är detta tillvägagångssätt tidskrävande och benäget för misstag.

Andra börjar anta en fragmenterad mobilitetsteknik utan att fullt ut utnyttja kraften i ett robust och integrerat system. De kan exempelvis behålla vissa manuella processer, eller så misslyckas de med att ansluta sina databaser, räknare, anställdas webbplatser och övervakningsverktyg till en omfattande svit som producerar sammanhållna, aggregerade data.

När går organisationer från arbetsintensiva manuella processer till snabb och effektiv teknik? Förutom övergripande digitaliserings- och transformationsinitiativ är förändring ofta katalysatorn för att anta mobilitetsteknik. Exempelvis kan den globala uppdragsarbetsbelastningen börja uppväga personal som är tillgänglig för att hantera den. Ett förvärv kan avsevärt utöka poolen av internationella anställda. Eller så kan en ny ledare komma ombord och föra med sig en större vilja att anta teknik för att hantera denna viktiga del av arbetskraften.

Initiativtagare kan få meddelanden från mobilitetsplattformen när de behöver vidta åtgärder – exempelvis för att godkänna kostnader eller avtal. Användare har insyn i omlokaliseringsprocessen och vet vem som äger varje steg i processen. Ur administrationssynpunkt erbjuder plattformen större synlighet över arbetsbelastning och utmärkta rapporteringsmöjligheter.

Trender inom mobilitetsteknik

Medan många arbetsgivare fortfarande är beroende av manuella processer visar en uppåtgående trend i användningen av mobilitetsteknik i våra studier. Det började före pandemin och har accelererats av den globala hälsokrisen som tvingade organisationer att ha en tillförlitlig puls på var deras människor är och att granska program som brukade fungera olika, och exponera där digitalisering är nödvändig. 
This chart is unable to display due to Privacy Settings.
The chart could not be loaded because the Privacy Settings are disabled. Under the "Manage Cookies" option in the footer, accept the “Functional cookies” and refresh the page to allow the chart to display.

Vilka verktyg använder företag för att spåra och hantera uppdrag och relaterade kostnader?

Graf: Ett cirkeldiagram som illustrerar hur undersökningsdeltagarna svarade på frågan:

  • Annat: 5,9 %
  • Intern tillämpning: 12,9 %
  • Programvara för externa leverantörer: 28 %
  • Huvudsakligen Excel och Word: 53,4 %

Källa: Mercer Mobilitetsorganisations- och transformationsundersökning från 2019

Anställda lutar sig mot större flexibilitet. De säger att framtidens arbete handlar om... 

41 %

Teknik – förenar mänsklig kreativitet med AI:s prediktiva kraft och automatiseringens effektivitet

35 %

 Att blomstra i min karriär – oavsett var jag arbetar

30 %

Självständighet – Jag arbetar där jag vill, när jag vill, för vem jag vill.

Källa: Mercer Global Talent Trends 2022-rapport

Exceptionella erfarenheter för intressenter

Sammantaget är mobilitetsteknik utformad för att erbjuda en tidsbesparande, användarvänlig och stressfri upplevelse för alla användare. Så här kan en teknikuppgradering specifikt gynna dina chefer, HR-avdelningen och uppdragstagare.

Chefer

Chefer får tillgång till en dedikerad portal med dynamiska rapporteringsinstrumentpaneler och livesynlighet, vilket ger transparens och kontroll – så att de sömlöst kan övervaka mobilitetspopulationen och -programmet, spåra avkastning på investering och initiera nya rörelser med några få klick.

HR-analytiker

Analytiker kan snabbt och enkelt förbereda korrekta, felfria ersättningspaket med hjälp av centraliserade räknare och data, samla in digitala godkännanden och medarbetardokument (inga fler bifogade filer till e-postmeddelanden), övervaka kostnader och generera löneinstruktioner – allt utan att anta risken för manuella inmatningar.

Utsedda

En mobilvänlig portal av konsumentkvalitet vägleder de som utsetts genom varje steg i flytten, för att lära sig om uppdragets plats, ersättningspaket och förmåner, för att få påminnelser om deadlines för att vidta åtgärder och för att få tillgång till support och att flytta hem.

Att bygga upp affärsfallet: Hur digitalisering stödjer ditt globala mobilitetsprogram

Innan du implementerar ny mobilitetsteknik är det viktigt att bygga ett solitt affärsfall för att få ledarskapsstöd. Så här gynnar digitaliseringen din organisation och hjälper dig att bättre betjäna din internationella arbetskraft.
  • Håll jämna steg med den snabba utvecklingen av internationella team.
    Rätt mobilitetsteknik är flexibel och återspeglar den föränderliga globala arbetskraften och det breda utbudet av uppdrag som den omfattar. 
  • Koppla samman information.
    Att integrera din interna verksamhetsstruktur, teknik, policyer och processer med varandra – och med externa leverantörsekosystem – skapar en strömlinjeformad och sömlös process med tvåvägsinformationsflöde, vilket förenklar livet för HR-ledarskap. 
  • Förbättra medarbetarupplevelsen.
    Anpassa mobilitetsuppdraget och sätt anställda först genom att tillhandahålla information som är skräddarsydd för uppdragsinnehavares behov, genom att balansera administrativ effektivitet med den skräddarsydda erfarenhet som uppdragsinnehavare föredrar. 
  • Stärk HR-avdelningen med data och mätvärden.
    Utveckla meningsfulla analyser som förbättrar personalhanteringen och gör det möjligt för HR-avdelningen att leverera verkligt värde och fatta beslut inom det bredare sammanhanget av affärsvärde, talangmobilitet och processer.
  • Huvudrisk och efterlevnad.
    En centraliserad mobilitetsteknikplattform erbjuder tillsyn på hög nivå, vilket gör det möjligt för mobilitetsteamet att ge råd till verksamheten, övervaka efterlevnad och undvika överträdelser av skatte-, socialförsäkrings- och immigrationsregler. Integrerade kompensationskalkylatorer eliminerar behovet av manuell datainmatning och begränsar risken för mänskliga fel.
  • Hantera kostnaderna klokt.
    Håll dig inom budgeten med ett integrerat system för mobilitetshantering som skapar tillförlitliga kostnadsprognoser, erbjuder en översikt över utgifter och omramar kostnadshantering. 
  • Fånga avkastning på investering.
    Validera affärsfallet och bestäm talangmobilitetens värde för organisationen, utöver medarbetarens erfarenhet. 
Kontakta en specialist

Sex frågor att ställa innan du använder global mobilitetsteknik 

Utmana dig själv:

  • 1. Vad är vår internationella personalstyrka och växer den?

    Om du har tusentals mobila anställda att hantera är det mer sannolikt att du drar nytta av den senaste avancerade mobilitetstekniken än en organisation med bara en handfull uppdragsinnehavare. 

  • 2. Vad är kostnaden för ett fel jämfört med kostnaden för teknik?

    Manuella processer ökar sannolikheten för ett dyrt fel, till exempel att överbetala uppdragstagare eller betala fel skatter – för att inte tala om att behöva ägna sig åt backtracking och revisioner. Och uppdragsinnehavare tenderar att jämföra anteckningar, både inom din organisation och deras internationella enklaver, så totala ersättningspaket bör vara rättvisa och konkurrenskraftiga. En investering i teknik kan betala av sig själv genom att undvika kostsamma fel och skapa rättvisa paket som står emot granskning.

  • 3. Vad är avkastningen på vårt internationella uppdragsprogram?

    Internationella uppdrag kan vara flera gånger dyrare än motsvarande positioner hemma. Tekniken kan tillhandahålla objektiva, konsekventa data för att stödja kostnaderna och fördelarna med uppdrag. Om du beräknar den tilldelades ersättning med hjälp av ett Excel-kalkylblad som inte knyts till ditt HRIS-system kommer du att vara hårt pressad för att identifiera och motivera totala kostnader.

  • 4. Hur många typer av uppdragstagare har du?

    Tekniken kan hjälpa dig att skapa, formulera och upprätthålla utlandsbaserade ersättningsprofiler som är anpassade exakt till målen för varje uppdrag, vilket gör användbara skillnader – till exempel bland kvalificerade befattningar som behövs för att få igång ett projekt på en ny marknad jämfört med utvecklingspositioner för att utbilda framtida ledare för ledande roller. 

  • 5. Spårar du dina uppdragstagare korrekt?

    Uppdragstagare kan vara svåra att spåra. Du kan behöva bättre teknik om du kämpar för att producera snabba rapporter som delar aktuell, detaljerad information om varje uppdragstagare, exempelvis ursprungsland, var de och deras anhöriga bor, hur länge deras visum är giltiga och vilken sjukförsäkring som täcker dem. 

  • 6. Är dina uppdragstagare nöjda?

    En enkel undersökning kan mäta uppdragstagarnas tillfredsställelse med sina uppdrag – och hjälpa dig att avgöra om en investering i mobilitetsteknik skulle förbättra medarbetarnas engagemang.
Kontakta en specialist

Om författarna

Frederic Franchi är global chef för mobilitetstekniklösningar för Europa och medlem av det globala mobilitetscentret för kompetens. Frederic började på Mercer informationslösningar och tekniklösningar i juni 2012. Frederic ger kunderna fördjupad kunskap om Mercers globala mobilitetsteknik och hur dessa kan passa deras nuvarande krav så att de kan dra maximal nytta och förbättra sina internationella uppdragshanteringsprocesser. Frederic är baserad i London, och du kan nå honom på frederic.franchi@mercer.com.

Michael Nash är global chef för mobilitetstekniklösningar för Europa, som återkom till Mercer i juni 2019, efter 12 års frånvaro där han ägde och drev sin egen tillverkningsverksamhet. Under den tiden blev Mike passionerad för de positiva effekterna av digitalisering och processautomation, och implementerade framgångsrikt en mängd olika redovisnings-, tillverknings- och försäljningsverktyg både på plats och SAAS. Han återgick till att ingå i ledningsgruppen för mobilitetsteknik, med fokus på Mercer mobilitetshanteringsplattform. Mike är baserad i London, och du kan nå honom på michael.nash@mercer.com.

Bidragsgivare
Frederic Franchi
Michael Nash
Relaterade lösningar
    Relaterade insikter

      Kontakta oss